การเขียนจดหมายธุรกิจ: กฎและคำแนะนำ

แอตทริบิวต์ที่สำคัญของธุรกิจคือการติดต่อทางธุรกิจ พนักงานของแต่ละองค์กรสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้ารวมทั้งซัพพลายเออร์และผู้บริโภค โดยทั่วไปงานประจำวันของสำนักงานใด ๆ จำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการติดต่อด้วย

แม้จะมีการจ้างงานส่วนใหญ่เป็นประจำทุกวันพนักงานที่องค์กรและองค์กรส่งและรับข้อความจำนวนมากไม่ได้เป็นไปตามบรรทัดฐานและกฎที่กำหนดขึ้นเมื่อมีการสร้างขึ้น ปรากฎว่าการเขียนจดหมายธุรกิจไม่ง่ายและถูกต้อง มีข้อกำหนดและเทมเพลตที่ใช้กันทั่วไปในโลกและเกี่ยวข้องกับการหมุนเวียนเอกสาร รวมถึงกฎของการเขียนจดหมายธุรกิจรวมถึงประเด็นหลักเกี่ยวกับการออกแบบ

เมื่อเขียนข้อความไปยังองค์กรภายนอกหรือเพียงเพื่อนร่วมงานในแผนกใกล้เคียงคนหนึ่งควรยึดมั่นในรูปแบบที่เข้มงวด (ยกเว้นการติดต่อที่เป็นมิตรซึ่งไม่มีข้อ จำกัด ดังกล่าว) อย่าใช้คำพูดที่มีอารมณ์มากจนอธิบายถึงความสำคัญทั้งหมดของการทำธุรกรรมหรือความสุขของผลิตภัณฑ์ที่ผ่านการทดสอบ จดหมายธุรกิจควรชัดเจนรัดกุมและยับยั้งชั่งใจเพียงพอ

เริ่มต้นข้อความจากผู้รับข้อมูล หากมีไว้สำหรับพนักงานขององค์กรบุคคลที่สามคุณควรระบุชื่อโพสต์ของผู้รับและชื่อเต็มของเขาด้วย ในกรณีที่เอกสารยังคงอยู่ใน บริษัท ก็เพียงพอที่จะมีนามสกุลที่มีชื่อย่อ (คุณสามารถเพิ่มตำแหน่งที่จัดขึ้น)

ควรส่งจดหมายทางธุรกิจให้กับองค์กรภายนอกทำเป็นจดหมายหัวจดหมาย (ไม่ว่าจะส่งทางอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษ) หากคุณไม่มีข้อมูลคุณสามารถระบุข้อกำหนดของผู้ส่งในส่วนหัวของเอกสาร

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนข้อความคุณต้องทำคิดถึงโครงสรางของทานระบุโครงสรางหลักและเปาหมายในการเขียน ในกรณีนี้ขั้นตอนการเขียนจะง่ายกว่ามาก เพื่อสิ้นสุดตัวอักษรให้เป็นไปตามลายเซ็นซึ่งบ่งชี้ว่าไม่ใช่แค่นามสกุลของผู้ส่ง แต่ยังรวมถึงตำแหน่งเช่นเดียวกับชื่อของวิสาหกิจที่เขาเป็นตัวแทน

เมื่อส่งข้อเสนอไปยังลูกค้าหรือคู่ค้าที่มีศักยภาพในตอนท้ายคุณควรแสดงความขอบคุณต่อความร่วมมือของคุณและหวังว่าจะได้ทำงานร่วมกันต่อไป

นอกเหนือจากกฎที่ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจแล้วนอกจากนี้ยังมีคำแนะนำ ตัวอย่างเช่นเอกสารใด ๆ ที่ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งควรเริ่มต้นด้วยคำว่า "เคารพ" ด้วยชื่อเต็มไม่ใช่ชื่อย่อ อย่าใช้ตัวย่อในตัวอักษรตัวอย่างเช่นเขียน "uv." หรือย่อโพสต์ของผู้รับข้อมูลที่ทำงานของเขา

ที่ยากที่สุดคือนานาชาติเนื่องจากทุกประเทศมีความแตกต่างในด้านการติดต่อสื่อสารและภาษาที่มีความจำเป็นต้องสอดคล้องกับคู่ค้าต่างชาติไม่ชัดเจนเสมอไปสำหรับผู้ริเริ่มจดหมายดังนั้นจึงจำเป็นต้องใช้บริการของนักแปล ก่อนที่จะใช้บริการของผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวควรชี้แจงว่าเขารู้วิธีเขียนจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษหรือไม่ว่าจะเป็นการแปลเป็นรูปเป็นร่าง หากการไหลเวียนของเอกสารต่างประเทศมีการวางแผนที่จะรักษาอย่างถาวรจะเป็นการดีกว่าที่จะจ้างพนักงานที่มีความชำนาญในภาษาต่างประเทศเพื่อเขียนจดหมายธุรกิจเกี่ยวกับเรื่องนี้

โดยทั่วไปเกี่ยวกับวิธีการที่เอกสารจะถูกวาดขึ้นและวิธีการออกแบบในหลาย ๆ ด้านขึ้นอยู่กับความสำเร็จของงาน ดังนั้นในกรณีใด ๆ อย่าประมาทความสำคัญของมารยาททางธุรกิจเมื่อสื่อสาร